Déclaration de confidentialité

La Luxembourg Workspace Association a.s.b.l. (la « LWA ») accorde toute l’importance exigée au respect de votre vie privée et s’engage à traiter vos données personnelles conformément à la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») applicable à compter du 25 mai 2018, et la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données.

Pour soutenir notre engagement en faveur du respect de la vie privée, nous avons adopté un ensemble de règles.

Sommaire :

1. Champ d’application
2. Identité du responsable du traitement des données
3. Catégories de données personnelles traitées
4. Finalités du traitement des données personnelles et fondements juridiques
5. Destinataires des données personnelles
6. Transferts internationaux des données personnelles
7. Conservation des données
8. Sécurité des données personnelles
9. Vos droits
10. Comment nous contacter
11. Modification de notre déclaration de confidentialité

Champ d’application

La présente déclaration de confidentialité explique la façon dont nous (en tant que LWA) recueillons et utilisons les données personnelles. Les données personnelles désignent toutes les données liées à une personne physique identifiée ou identifiable.

Pour aller plus loin : Une telle personne physique identifiée ou identifiable est une personne qu’il est possible d’identifier, directement ou indirectement, par référence à un identifiant (tel qu’un nom, un numéro d’identification, une adresse ou un identifiant électronique) ou à un ou plusieurs facteurs propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychologique, économique, culturelle ou sociale de ladite personne.

Nous recueillons des données personnelles sur notre site internet (le « Site ») de diverses manières. Par exemple, lors de votre affiliation à la LWA, lorsque vous acceptez certains types de cookies, ou communiquez avec nous à travers notre formulaire de contact ou par courrier électronique.

Identité du responsable du traitement des données

Le responsable du traitement est la LWA, représentée par son Président.

Toute demande de renseignements relatifs à la protection des données au titre du RGPD peut être adressée à info@workspaces.lu.

Catégories de données personnelles traitées

Les données personnelles que nous sommes susceptibles de recueillir et de traiter sont entre autres :

• les données d’identification (nom, prénom) ;
• les données liées à la profession et à l’emploi (titre, fonction, employeur, etc.) ;
• les coordonnées (adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone privés ou professionnels, etc.) ;
• la langue de communication ;
• les données de connexion (cookies, adresse IP, etc.) ;
• photos, et/ou vidéos ;
• toute autre donnée à caractère personnel que vous transmettez lors de nos échanges et notamment à travers notre formulaire de contact.

Nous attirons votre attention sur le fait que notre Site n’est pas destiné à collecter des données de catégories particulières telles que des données relatives à la santé, ou des données d’un haut niveau de confidentialité.

Par ailleurs, notre Site ne s’adresse pas aux enfants. En tout état de cause, nous n’utilisons pas notre Site dans le but de sciemment solliciter des données personnelles fournies par des enfants. Si nous apprenons qu’un enfant a fourni des données personnelles par le biais de notre Site, nous retirerons ces données de nos systèmes.

Finalités du traitement des données personnelles et fondements juridiques

La LWA utilise les données personnelles collectées à travers son Site aux fins :

• d’exécution de mesures préalables à la signature du contrat qui la lie à ses membres. C’est notamment le cas de la gestion des demandes d’adhésion, qui implique d’interagir avec les demandeurs et de leur envoyer ses communications. Ce traitement est nécessaire à l’exécution des relations précontractuelles et contractuelles.
• de répondre à vos demandes de renseignement ou de contact. Ce traitement est basé sur votre consentement.
• de vous envoyer nos communications à titre occasionnel afin de montrer l’intérêt d’adhérer à la LWA. Ce traitement est basé sur votre consentement.
• d’assurer le bon fonctionnement de notre Site, en ce inclus de son espace membres, et d’optimiser votre expérience utilisateur. Ce traitement est basé sur notre intérêt légitime.
• de réaliser, avec votre consentement aux cookies analytiques, des statistiques agrégées de fréquentation à partir des pages consultées, de la langue du Site et d’un identifiant visiteur pseudonymisé. Nous ne conservons pas l’adresse IP brute ni l’agent utilisateur dans ces statistiques.

Destinataires des données personnelles

La LWA traite vos données en toute confidentialité et ne les partage avec des tiers que lorsque cela est nécessaire et en conformité avec la loi. Ces tiers peuvent inclure nos sous-traitants, prestataires de services informatiques, des autorités publiques ou encore Luxembourg Confederation a.s.b.l. à laquelle nous sommes affiliés.

En effet, la LWA est susceptible de devoir communiquer des données à caractère personnel pour se conformer aux lois en vigueur ou à la demande d’une autorité, ou dans le cadre d’une procédure judiciaire, par exemple pour répondre à des plaintes et/ou des revendications, pour protéger les droits ou les intérêts de LWA, ou de ses membres.

Transferts internationaux des données personnelles

La LWA s’efforce de conserver les données personnelles au Luxembourg ou au sein de l’Espace Économique Européen (EEE). Cependant, si un transfert de données personnelles vers un pays hors EEE n’offrant pas un niveau de protection des données adéquat devait se produire, la LWA s’assurerait que ce transfert se fasse sur base de garanties appropriées prévues par le RGPD.

Conservation des données

Nous conserverons vos données personnelles pendant la durée nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les données collectées dans le cadre des demandes d’adhésion sont conservées pendant la durée de l’adhésion et au maximum pendant dix (10) ans à compter de la fin de l’adhésion.

Les données traitées pour répondre à votre demande de contact pourront être conservées à des fins historiques pendant deux (2) ans après la fin de notre relation ou du dernier contact avec vous.

Les données de mesure d’audience collectées avec votre consentement sont conservées pendant treize (13) mois au maximum.

Sécurité des données personnelles

Nous prenons les mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées et raisonnablement conçues pour protéger les données personnelles de toute destruction accidentelle ou illégale, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé(e) et de toute autre forme de traitement illicite. L’accès aux données personnelles est limité aux destinataires autorisés sur base du principe de la nécessité. Nous appliquons un programme complet de sécurité des données proportionnel aux risques associés au traitement. Ce programme est constamment adapté en vue d’atténuer les risques opérationnels et d’assurer la protection des données personnelles en tenant compte des pratiques acceptées par le secteur.

Vos droits

Vous pouvez demander à accéder ou rectifier vos données personnelles (pouvant être inexactes ou obsolètes). Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des données (CNPD), si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la loi. En outre, dans les limites de la législation en vigueur, vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles ou une restriction du traitement de vos données, objecter au traitement de vos données ou en demander la portabilité. Pour les traitements de données basés sur votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Comment nous contacter

Pour toute question liée au traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter :

Par email : info@workspaces.lu

Par voie postale : Luxembourg Workspace Association a.s.b.l., 7 rue Alcide de Gasperi, L-1615 LUXEMBOURG

Modification de notre déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de rectifier, de modifier et de mettre à jour à tout moment la présente déclaration de confidentialité. Vérifiez régulièrement notre site afin de vous assurer d’avoir pris connaissance de la déclaration la plus récente.

En ce qui concerne l’interprétation de la présente déclaration, seule la rédaction en langue française fait foi.